Voorbeeld begroting, een probleem?

Wanneer je subsidie aanvraagt voor een groot of complex project en wanneer je bij meerdere fondsen subsidie aanvraagt is er een kans dat je tegen het volgende probleem aanloopt:
Je krijgt één of meerdere positieve adviezen, maar slechts een deel van het benodigde totaalbedrag. Genoeg om het project mee te starten, maar niet genoeg om het project, zoals vooraf bedacht uit te voeren. Natuurlijk ga je door en zoek je een andere vorm voor je project. Dit laat je netjes aan de subsidieverstrekker weten, grote veranderingen in je project dien je immers door te geven. Tot je schrik besluit de subsidieverstrekker dat ze het project in de nieuwe vorm niet interessant genoeg vinden en trekken ze de subsidie terug. Zo eindig je met een nog kleiner budget of zelfs met lege handen.

Een praktisch voorbeeld: Je vraagt geld aan voor een dansvoorstelling met live muziek. Er komt niet genoeg geld binnen, dus je besluit geen live muzikanten in te huren, maar gebruik te maken van muziekopnames. Echter, de subsidieverstrekker vond het project interessant door combinatie van live muziek met dans en besluit het geld terug te trekken.

Cultuur en ondernemen, de Ui-begroting

Andere vormen van financiering kunnen je culturele of kunstproject alsnog redden, maar het is fijner deze teleurstelling en frustratie te voorkomen. Dit kan je doen door in je aanvraag een zogenaamde ui-begroting op nemen. Dat werkt als volgt:  Zie bij het opstellen van je begroting je project als een ui. Een ui kan je laagje voor laagje pellen totdat je bij de kern komt. Deze kern is de basis van je project, dat wat je minimaal wilt realiseren. Om deze basis te verwezenlijken is er een minimum startbedrag nodig, zonder dit bedrag gaat het project niet door. Geef dit startbedrag aan in de binnenste cirkel en maak duidelijk wat er met dit bedrag gedaan wordt.

(let op: de voorbeeld begroting is een versimpelde weergave)

Vervolgens geef je de eerste laag van de ui vorm. Geef aan met welk bedrag je het project groter en mooier kunt maken en wat er voor dit bedrag gedaan wordt.

Zo bouw je je ui laagje voor laagje op.

En op het moment dat je je financiering rond hebt, pel je de ui weer laagje voor laagje af tot je bij het bedrag komt dat je tot je beschikking hebt. Wanneer je je begroting op deze manier vorm geeft, weet de subsidieverstrekker altijd op voorhand waar het geld naar toe gaat, ook wanneer de volledige begroting niet gehaald wordt. Zo verklein je de kans dat je dat het toegezegde bedrag later ingetrokken wordt. Daarnaast geeft het je ook een goed inzicht in de kern van je project, in dat wat je echt wilt doen/bereiken.