Nadenken over het bestuur van je culturele stichting

Het voelt soms een beetje gek, maar voor een groot deel van de culturele organisaties werkt het zo: De persoon/de kunstenaar achter de ideeën, vaak ook degene met de naam op de deur, zit niet in het eigen bestuur van de stichting en heeft daarmee ook niet volledig zeggenschap over de kant die de organisatie op gaat. Waarom dat zo is, en hoe een bestuur werkt, lees je hieronder.

Subsidie kunnen aanvragen

Een goed cultureel idee begint vaak bij een kunstenaar, die heeft een droom, of een goed idee. Maar wil je als kunstenaar subsidie aanvragen voor de project(en) die voortkomen uit dat idee, dan kan je dat vaak niet zomaar doen. Bij veel aanvragen is het hebben van een stichting verplicht. Bij een stichting hoort een bestuur. En dit bestuur heeft ook echt wat te zeggen over de projecten die de stichting opzet en uitvoert.

Waarom heeft een stichting een bestuur?

Een stichting heeft een specifiek doel, dat vastgelegd is in statuten. Deze statuten worden ondertekend door de leden van het bestuur van de stichting. Het bestuur houdt in de gaten of het doel van de stichting op de juiste wijze wordt nagestreefd. Dat bestuur controleert over het algemeen onbezoldigd (= onbetaald) of de projecten die de stichting doet wel passen bij de doelstellingen. Ook houden ze in de gaten dat er goed met het geld omgegaan wordt. Omdat de bestuursleden dit onbetaald doen, hebben ze een verminderd persoonlijk belang bij het al dan niet doorgaan van bepaalde projecten. Ze kunnen zo objectiever oordelen.

Wie zit er in een bestuur?

Het bestuur bestaat in ieder geval uit een voorzitter (hij of zij leidt vergaderingen en het bestuur zelf), een penningmeester (hij of zij beheert het geld) en een secretaris (hij of zij maakt verslagen van vergaderingen). Eventueel kan je het bestuur nog aanvullen met een algemeen bestuurslid of vice-voorzitter. Kijk voor de samenstelling van je bestuur goed naar de doelen van je stichting. Het is fijn als bestuursleden bepaalde expertise in huis hebben om je te helpen met het behalen van de doelstellingen.

Wie zit er niet in het bestuur?

Jijzelf. Tenminste niet als je betaald wilt worden voor de activiteiten die je doet voor de stichting. Het is aan het bestuur te controleren dat het geld correct uitgegeven wordt, dus mogen bestuursleden niet ook werkzaam zijn voor de stichting. Jij kan wel directeur zijn van de stichting, of als freelance kunstenaar voor de stichting werken. En het bestuur kan je ook tekenbevoegd maken, zodat je zelf betalingen kunt doen.

Wat doet het bestuur?

Het bestuur komt vier keer per jaar bij elkaar, met de directeur(en)/leiders/kunstenaars/uitvoerders van de stichting. In deze vergaderingen worden de activiteiten besproken. Ook controleert het bestuur het jaarverslag en de jaarrekening. Een bestuur kan meer en minder actief zijn, afhankelijk van het soort en de hoeveelheid projecten die je doet en de aard van het bestuur zelf. Als je een Culturele ANBI (Algemeen Nut Beogende Instelling) bent zijn er meer verplichtingen aan de wijze van besturen. Zie ook de: Cultural Governance Code.

Waar rekening mee houden?

Een goed bestuur kan je stichting verder helpen, maar de leden van het bestuur zijn ten minste competent op de taak die ze binnen het bestuur moeten uitvoeren. Iemand kan wellicht fantastische connecties hebben in de artistieke wereld, maar als je als penningmeester een begroting of balans niet kunt lezen en beoordelen is dat niet handig. Een voorzitter die geen structuur kan aanbrengen in het bestuur en in de onderlinge communicatie is ook niet aan te bevelen.

Een fijn bestuur geeft je inhoudelijk of zakelijk advies, heeft handige connecties of de bestuursleden zijn enthousiaste ambassadeurs van de stichting en de projecten. Echter is het ook aan het bestuur om bij problemen in te grijpen. In extreme gevallen kan een bestuur besluiten dat ze zonder jou door willen. (Wees gerust, dat gebeurt bijna nooit.) Maar denk dus van tevoren goed na of je een stichting wilt oprichten en wie er dan in dat bestuur moet zitten. Bezint, eer ge begint!