Laat de post onvoorzien stralen

De post onvoorzien in je begroting is een beetje een gekke post en hij wordt nog al eens gebruikt als de kast waarin je alle rotzooi verstopt op het moment dat er onverwacht bezoek voor de deur staat.

Toch zou de post onvoorzien een respectabele post moeten zijn, een die hoezeer je het ook niet van haar verwacht, toch een mate van voorspelbaarheid zou moeten hebben. In deze post wordt namelijk een redelijke schatting gemaakt van datgene wat zich onvoorzien kan voordoen binnen de geplande kosten.

In zekere zin is natuurlijk alles onverwacht tot het er is. Er kan een ijsbeer uit de lucht komen vallen die zich te goed doet aan je publiek. Dat zijn geen onvoorziene kosten en zelfs geen te verzekeren risico. Dat is gewoon dikke pech.

Andere zaken zijn soms wel te verzekeren zoals bijvoorbeeld bedrijfsaansprakelijkheid of rechtsbijstand, bestuursaansprakelijkheid als je een stichting hebt, enzovoorts. De te verzekeren risico’s zijn dan ook geen onvoorziene kosten die je in een post onvoorzien opneemt, maar vallen gewoon onder de post ‘verzekering’.  In het geval van een specifiek projectverzekering onder het kopje ‘materieel’ of ‘administratie’ en bij lopende verzekeringen valt het onder de ‘beheerslasten’.

Oké, maar wat is het dan wel?

Maar wat is de post onvoorzien dan wel? In veel begrotingen wordt de post onvoorzien als een percentage van de totale begroting opgevoerd. Dus bijvoorbeeld, je hebt een begroting van 100.000 euro, 10% is onvoorzien, en dat staat voor 10.000 euro.

Dit lijkt redelijk, maar is natuurlijk pure willekeur. Maar hoe bepaal je dan wel wat de onvoorziene kosten zijn?

• Houd er ten eerste rekening mee dat sommige subsidiënten geen post onvoorzien in een begroting willen zien en zullen vragen om haar eruit te halen.
• Gebruik haar daarom alleen als het redelijkerwijze te verdedigen is.
• Als je haar wilt gebruiken, geef haar dan een zeker statuur door de post te onderbouwen met een inschatting van de risico’s.

Voorbeeldje

Bedenk welke posten in je begroting onzeker zijn en eventueel hoger uit kunnen vallen om redenen die zich redelijkerwijze kunnen voordoen. Bijvoorbeeld: je wilt tijdens je festival sanitaire voorzieningen inhuren en je weet wat de huidige prijs is, je weet alleen nog niet wat de prijs is op het moment dat je een contract afsluit en de prijzen schommelen nogal gedurende het jaar. Je gaat daarom uit van de gemiddelde prijs. Zonder sanitair geen festival. Het risico is dus hoog voor je project als je geen geld beschikbaar hebt om de hoge prijs te kunnen bepalen mocht dat nodig zijn. Daarom neem je in de post onvoorzien het verschil tussen de hoge en de gemiddelde prijs op. Dit is een beargumenteerd gebruik van de post onvoorzien.

En zo doe je dat voor iedere post die eenzelfde risico in zich draagt.

Kortom maak van je post onvoorzien geen verschoppeling tussen de andere posten, maar geef haar de aandacht die ze verdient om naast de andere posten te kunnen stralen.