Kwaliteit kost tijd!
Bij de opstart van een cultureel project speelt tijd een cruciale rol. Als je het hele proces voor het eerst doorloopt, zul je meer tijd moeten incalculeren dan wanneer je al een aantal projecten hebt gedaan. Maar dan nog. Je plant in de meeste gevallen minimaal een jaar vooruit.
Het hele proces van conceptontwikkeling, naar het opstellen van een begroting en projectplan, naar het aanvragen en vervolgens de productie en uitvoering van je plannen kan een hobbelige weg zijn. Vaak zijn er meerdere aanpassingen nodig om tot het definitieve concept, begroting en projectplan te komen. Daarbij moet je anticiperen op de wensen en behoeften van je projectpartners en de fondsen waar je aanvraagt. Het is dus geen proces waarbij je van A naar B wandelt in een van tevoren afgebakend tijdschema. Een goed adagium voor een cultureel project is dan ook niet: tijd is geld, maar eerder kwaliteit kost tijd.
Iteraties
Om te komen tot een projectplan en begroting, waarvan je weet dat het een realistisch en toch ambitieus plan bevat, zijn er meerdere iteraties nodig. Een iteratie is een mooi woord voor herhaling. Het komt erop neer dat er in iedere nieuwe fase van je plan een wijziging kan voordoen die van invloed is op de rest. Dit dwingt je terug te keren naar een eerdere fase om zaken te heroverwegen, aan te passen of te schrappen. Zo polijst je je concept.
In de fase van de planning zijn deze wijzigingen minder ingrijpend, omdat je dan vaak nog niet echt begonnen bent. Je hebt het over een mogelijke toekomst. De wijzigingen hebben nog geen directe invloed op de betrokkenen, op je partners, deelnemers en publiek. Daarom is het belangrijk om in deze fase je plan zo helder mogelijk te krijgen.
Op het moment dat je je aanvragen voor een subsidie de deur uitdoet of een contract tekent met deelnemers (onder voorbehoud van financiering) ben je echt begonnen en word je afhankelijk van externe factoren in de echte wereld. Hoewel je niet alles in de hand hebt, kan je wel proberen op zo veel als mogelijk scenarios te anticiperen.
Anticiperen op wijzigingen
Ongewenste wijzigingen in je plannen kan je bijna nooit voorkomen. Hier volledig op anticiperen lukt niet, de dingen die je niet voorziet, voorzie je niet. Dus daar hoef je je niet druk om te maken. Maar als je toch bezig bent met plannen, dan kun je het maar beter gelijk goed doen en proberen zo veel als mogelijk rekening te houden met wat wel te voorzien is.
Het niet toegekend krijgen van een subsidie, daar kan je van te voren rekening mee houden, omdat er vrijwel voor alle subsidies veel gegadigden zijn. Er vissen veel vissers in dezelfde vijver. Zorg daarom voor een financieel back-upplan. De vragen die je daarbij stelt zijn: Kun je je begroting aanpassen? Heb je alternatieve financieringbronnen?
Als er een belangrijke danser voor jouw voorstelling van de trap valt en geblesseerd raakt had je dat specifieke feit misschien niet kunnen voorzien, maar dat er iets kan gebeuren met een van je deelnemers is natuurlijk mogelijk. Denk daarom over eventuele invallers. Kun je mensen makkelijk vervangen? Heb je back-ups voor de mensen die je niet makkelijk kunt vervangen?
Voor een festival is het weer een bepalende factor. Wat kun je doen om de risico’s daar te beperken?
En denk hier niet alleen over na, maar overleg. Partners blijken soms (vaak) ineens andere wensen en verwachtingen dan jij (jullie) te hebben. Het is dus belangrijk de verwachtingen van je sleutelpartners goed te managen. Houd elkaar op de hoogte van wijzigingen, zodat onderlinge conflicten geen roet in het eten gooien.
Dancing in the rain
En vooral: laat je niet frustreren. Weet van te voren dat je af en toe een stap terug moet zetten en bouw daar tijd voor in. Plannen moeten aanpassen is geen kwestie van falen, maar van aanscherpen en van verbeteren!