Kapitaliseren kun je leren

Een goede mix

Als je een dekkingsplan (de inkomstenkant van je begroting) maakt, let je op een goede financieringsmix. Oftewel: je inkomsten komen uit verschillende bronnen (bv. kaartverkoop, subsidie, private fondsen en sponsoren) en zijn mooi met elkaar in balans. Ze vormen een goede mix.

Niet al je inkomsten komen in de vorm van cash. Sommige komen in kind, oftewel in de vorm van een dienst of korting. Dat gebeurt vaak bij sponsoring of een samenwerking. Denk aan het mogen gebruiken van een repetitieruimte voor de helft van de commerciële prijs (of zelfs buiten werktijden voor niets), een drukker die geen meerprijs rekent voor het gebruik van kleur in plaats van zwart-wit in de ruil voor het plaatsen van een logo, of een partner die een productieleider (die in vaste dienst is) ter beschikking stelt van jouw project.

Als dat gebeurt is dat natuurlijk fantastisch. En je zou die kostenposten (of de originele prijzen in het geval van korting) kunnen weglaten uit de uitgavenkant van je begroting. Logisch, want je maakt die kosten niet, toch?

Kapitaliseer het

Toch moet je ze er wel in plaatsen. Al het geld dat je bespaart door deze vormen van sponsoring of samenwerking maken namelijk wel degelijk onderdeel uit van je financieringsmix. Ze zorgen ervoor dat je project niet alleen tot stand komt met bijvoorbeeld overheidssubsidie, maar dat er ook andere partners (en dus andere bronnen) bijdragen. Als je de niet gemaakte kosten niet opneemt in je begroting, biedt je geen inzicht in deze diversiteit van je financieringsmix. Dit is zonde. Fondsen willen dit juist graag zien, omdat het bijvoorbeeld meer vertelt over de financiële (on)zekerheid van je project en hoe het lokaal gedragen wordt door partners. Daarom vragen ze je vaak deze besparingen te kapitaliseren.

Te wat? Te kapitaliseren. Oftewel de waarde van deze sponsoring of samenwerking toch in geld uit te drukken. Zo krijg je beter inzicht in de financieringsmix. Hoe je dat doet? Fijn dat je dat vraagt! Let op!

Stap 1: Je onderzoekt wat de originele financiële waarde is van de dienst of het product dat jij voor niets, of voor minder krijgt. Dus, wat betaalt iemand anders voor het gebruik van de studio, hoeveel geld is de samenwerkingspartner kwijt aan het doorbetalen van de productieleider, wat kost een kleurenflyer normaliter?

Stap 2: Je zet de originele prijs aan de uitgavenkant van de begroting. (Ja, het klopt, je gaat dit niet – in zijn volledigheid – uitgeven, maar je zet het er toch in.)

Stap 3: Je zet de korting die je krijgt (die dus kan oplopen tot 100% als je het gratis krijgt) in de inkomstenkant van de begroting, in het dekkingsplan. Dit doe je bijvoorbeeld onder ‘sponsoring’.

Zo heb je deze transactie met gesloten beurs (zoals ze dat ook wel eens mooi noemen) toch inzichtelijk gemaakt in je financieringsmix.

Voorbeelden

Een simpel voorbeeld. Theater Lokaal is fan van je werk en laat je gratis 15 dagen de kleine studio als repetitieruimte gebruiken. In plaats van de studiohuur weg te laten in de begroting, neem je hem als volgt op:

Uitgaven Aantal Prijs Inkomsten   Bijdrage
Studiohuur 15 dagen 1.500 euro Sponsoring studiohuur door Theater Lokaal 1.500 euro

En nu een voorbeeld met een korting. De lokale drukker biedt aan de brochure van je tentoonstelling te drukken met korting, in ruil voor vermelding. Normaal zou het drukwerk 2.000 euro kosten, nu betaal je slechts 1.250 euro. Dan doe je het als volgt:

Uitgaven Aantal Prijs Inkomsten   Bijdrage
Drukwerk brochure 300 stuks 2.000 euro Sponsoring drukker 750 euro

Wel even opletten! Dit doe je niet zonder te vermelden dat het gaat om gekapitaliseerde bedragen. In de toelichting op je begroting leg je uit hoe deze bedragen tot stand zijn gekomen en dat het gaat om een gekapitaliseerde dienst.

En zo zie je, kapitaliseren, kan je leren!