Het wel en wee van de intentieverklaring
Veel mensen worden er een beetje zenuwachtig van, een intentieverklaring. Hoe ziet die eruit? Wat betekent het? En hoe krijg je die dan? Voordat we die vragen beantwoorden eerst even iets over het belang van de intentieverklaring.
Steunbalken
Intentieverklaringen zijn eigenlijk de steunbalken van je fondsenwerving. Een cultureel project doe je vrijwel nooit helemaal alleen en meestal ook niet alleen voor jezelf. In je plannen schrijf je (als het goed is) over de mensen of instellingen met wie je samenwerkt en de plekken waarop jouw project te zien zal zijn na afronding. Maar vanachter jouw computer verzinnen dat er vast wel tien theaters zijn die jouw voorstelling willen programmeren is helaas toch niet voldoende. Fondsen vinden het steeds belangrijker dat er vooraf voldoende duidelijk is waar en hoe jouw project uitgevoerd wordt / te zien is / gebruikt wordt… En daarom horen ze dat ook graag van bijvoorbeeld die tien theaters waar jouw voorstelling gaat spelen. Een stevige intentieverklaring ondersteunt daarmee jouw plannen.
Een mailtje
Dat vertellen, dat gebeurt dus door middel van die intentieverklaring. Een intentieverklaring is een heel officieel woord, maar in feite is het niet meer dan een korte brief of een mailtje waarin de verantwoordelijke persoon van bijvoorbeeld het theater (dus de programmeur, niet de publieksmedewerker die je toevallig kent) aangeeft dat hij of zij de voorstelling inderdaad wil laten zien.
De intentieverklaring
Een intentieverklaring is nog geen contract. Beide partijen weten dat er nog fondsenwerving plaatsvindt en dat bij tegenvallende resultaten wellicht het project niet door kan gaan. Maar er is wel vanaf twee kanten de serieuze intentie (vandaar het woord) om deze samenwerking aan te gaan.
Hoe krijg je die dan
Omdat het gaat om een serieuze intentie is het wel zo netjes de andere partij te vragen naar deze intentieverklaring en niet zomaar een PDFje te maken van een wellicht iets te enthousiast eerste mailtje. Veel culturele instellingen zijn bekend met de intentieverklaring, dus hebben bij een serieuze intentie vaak geen probleem een verklaring af te geven. Andere partijen vinden het soms wat spannender. In dat geval kan het fijn zijn de mitsen en maren in de verklaring op te nemen. Bijvoorbeeld ‘Wij van Theater X hebben de intentie de voorstelling IJ te programmeren, mits de fondsenwerving zoals nu uitgedacht daadwerkelijk gerealiseerd wordt.’
Yes you can!
Om bij het voorbeeld van het theater te blijven: Programmering gebeurt over het algemeen een volledig theaterseizoen voor het seizoen dat je gaat spelen. Dat betekent dat je al heel vroeg in gesprek moet gaat met je potentiële speelplekken. Houd daar rekening mee in je planning. Bij andere instellingen en partners is er vaak wel wat meer ruimte, maar ook daar, houd er rekening mee dat een serieuze intentieverklaring (anders dan, goh ja wel leuk, wie weet hebben we wel een plekje) tijd kost. Zet ‘partners en speelplekken zoeken’ daarom hoog op je To Do lijstje, als onderdeel van je conceptontwikkeling, niet ergens achterin je fondsenwerving. Yes you can!