Het belang van goede projectpartners

Ben je bezig met de opstart van een cultureel project en wordt het tijd om partners te gaan betrekken. Soms is het dan verstandig ook al in eerder stadium te peilen of er partners geïnteresseerd zijn om je te helpen het project te realiseren. Sommige projecten zijn zo afhankelijk van de deelname van bepaalde partners dat het verstandig is deze partners er eerder vroeger dan later bij te betrekken.

Voor Van Jong Talent en Oude Dagen – een langs zorginstellingen reizende multidisciplinaire voorstelling – waren we volledig afhankelijk van de deelname van een grote zorginstelling in Rotterdam. Binnen die organisatie hadden we iemand nodig die het project zou omarmen en in een positie verkeerde om een introductie te regelen bij meerdere lokaties die onder dezelfde koepelorganisatie vielen. We hadden dus een centrale projectpartner nodig die tijd, zin en gelegenheid had om het avontuur met ons aan te gaan. Zonder een dergelijke partner zou het project erg ingewikkeld worden, met name wanneer we bij elke lokatie een nieuwe contactpersoon moesten zoeken. Gelukkig vonden we een geweldige partner bij de Lelie Zorggroep die het project van begin tot eind nauwgezet begeleid heeft.

Bedenk daarom al tijdens de conceptontwikkeling wie jouw sleutelpartners zijn. Met wie zou je willen samenwerken? En als die persoon of organisatie niet met je kan of wil samenwerken heb je dan nog alternatieven? Ben je echt afhankelijk van een specifieke partner, bijvoorbeeld omdat je een hele unieke lokatie wil gebruiken of kun je je concept aanpassen als het nodig is? Het belang van goede partnerschappen zijn daarom niet te onderschatten om een project te laten slagen. Daarbij geven partnerschappen eventuele geldschieters het vertrouwen dat je project gerealiseerd gaat worden. Zonder die partnerschappen wordt de kans dat een cultuurfonds of een overheid je financieel ondersteunt veel kleiner. Zorg daarom voor een plan voor het zoeken naar partners en zorg ervoor dat je goed beslagen ten ijs komt als jouw belangrijkste samenwerkingspartner je uitnodigt voor een kopje koffie.

Stakeholderanalyse

Om jezelf een goed beeld te vormen van de context waarbinnen je project plaatsvindt, kun je een stakeholderanalyse maken. Je gaat dan bedenken welke doelgroepen er allemaal betrokken zijn bij het project. Tijdens zo’n analyse vorm je je een concreet beeld van de invloed van en het belang voor verschillende doelgroepen en partners en hoe zij met elkaar en jouw project in verband staan. Dit kun je visualiseren in een aantal stappen:

  1. Breng alle stakeholders in kaart
    Let er hierbij op dat je ook rekening houdt met stakeholders die misschien niet direct bij je project betrokken zijn. Voor een muziekfestival zijn dat bijvoorbeeld de omwonenden.
  2. Geef aan of de stakeholders al binnen je netwerk zitten of zich er nog buiten bevinden.
    Heb je al goede contacten bij bijvoorbeeld de gemeente dan geef je die een andere kleur dan je onbekende contacten.
  3. Stel vast wat de invloed is van de verschillende stakeholders op het slagen van het project.
    Als je geen vergunning krijgt van een gemeente om je festival te organiseren gaat het feest niet door. De invloed van de gemeente is daarom erg groot.
  4. Stel vast wat het belang is voor de verschillende stakeholders dat je project slaagt.
    Of je festival wel of niet wordt georganiseeerd is voor de gemeente van minder belang dan voor bijvoorbeeld de artiesten die bij je optreden.