Fondsen aanvragen, hoe lang duurt dat eigenlijk?

Het is een van de meest gemaakte fouten van de startende fondsenwerver, te weinig tijd inplannen voor het aanvragen van je fondsen. En dan hebben we het niet eens direct over de concrete uren die er in het schrijfwerk gaan zitten, maar over de duur van het gehele proces. Hoe verleidelijk ook, wat je vooral niet moet doen, is twee weken voorafgaand aan de laatst mogelijke deadline als een gek gaan zitten schrijven. Maar, hoe pak je het dan wel aan? Een tijdlijn:

Noot:

Onderstaande tips gaan over een gemiddeld proces van fondsenwerven voor een project. Er zijn natuurlijk specifieke situaties, zoals beurzen en stipendia, of aanvragen via een zogenaamd ‘snelloket’ waarin de voorwaarden anders zijn.

1. Start op tijd met de voorbereidingen

En op tijd beginnen is dus niet twee weken voor je deadline. Realiseer je er heel veel dingen concreet moeten zijn voordat je überhaupt kan beginnen met fondsen aanvragen. Als je bijvoorbeeld werkt met coproducenten is het handig dat je dat zwart-op-wit hebt staan, inclusief rolverdeling. Ook moet je fondsen aanvragen hoe lang duurt dat eigenlijkkunnen aantonen dat je werk aan een publiek getoond wordt. Dat betekent een speellijst of afspraken met expositieplaatsen. Natuurlijk kan je hier nog geen contracten voor afsluiten, maar intentieverklaringen zijn fijn, zeker als je geen impresario of agent hebt (of een indrukwekkend track record.) Ook is het goed een beeld te kunnen schetsen van je artistieke partners of deelnemers. Wie geven het project samen met jou vorm? Het concretiseren van dit soort afspraken kan best even duren, zeker omdat je afhankelijk bent van de snelheid van anderen. Reken eerder op maanden dan weken.

2. Kijk naar de doorlooptijd van het fonds

Gemiddeld heeft een fonds vier maanden nodig om je aanvraag te verwerken. Een harde eis van veel fondsen is dan ook dat je minimaal 4 maanden voor de startdatum van je project aanvraagt. Houd er wel rekening mee dat het niet aan te bevelen is pas op de dag van je eerste repetities (of zelfs je voorstelling of expositie) te weten of er geld binnenkomt. Het is daarom, zeker in projecten waar meerdere mensen aan deelnemen, verstandig al eerder een go/no go moment in te plannen en dus nog eerder aan te vragen.

Noot:

Per fonds wisselt het wanneer je een aanvraag in kan dienen. Sommige fondsen hebben vaste momenten, andere zijn vrij zolang je maar een bepaalde periode voor je startdatum aanvraagt. Zoek dit van tevoren uit.

3. Schrijven is schrappen

En in dit geval niet eens zozeer in tekst, maar in je ideeën. Terwijl je je plannen verwoordt (in wisselwerking met het maken van je begroting), blijkt vaak dat er sommige stukjes nog niet goed uitgedacht zijn, of dat er in samenspraak met je partners toch andere nadrukken komen te liggen. Je project wordt beter als je hier gehoor aan kunt geven en de tijd hebt je plannen bij te stellen. En dat bijstellen kost (denk)tijd. Begin daarom niet twee weken voor je deadline in een moordend tempo met schrijven, maar start liever al een paar maanden eerder en geef je plannen tijd om te rijpen.

4. Las tijd voor een tweede ronde in

Wil je nou echt goed beslagen ten ijs komen? Las dan tijd voor een tweede ronde in. Misschien krijg je door tegenvallende bijdragen je begroting niet rond, of stelt een fonds een voorwaarde voor toekenning (zoals een financiële bijdrage door een partner.) Niets fijners als je dan tijd hebt een nieuwe begroting en dekkingsplan te maken (eventueel met iets aangepaste plannen) en nog een aantal nieuwe fondsen aan te schrijven.

5. Iets met een hoepel

En zo kan het zomaar zijn dat je pas anderhalf jaar na de eerste start ook daadwerkelijk aan de slag kan. Natuurlijk kan het sneller, zeker als je al meer projecten op je naam hebt en degelijke partners aan je zijde. Maar wil je als startende zelfstandig kunstenaar goed beslagen ten ijs komen, neem dan je tijd. En daarmee nog een voordeel: door het schaven, snijden en polijsten van je plannen in samenwerking met je artistieke en zakelijke partners, wordt je project ook vaak concreter. Zie het aanvraagproces dus niet alleen als een hoop hoepels waar je doorheen moet springen, maar ook als een periode waarin je je bezighoudt met de conceptontwikkeling (en verbetering) van je idee.

Bekijk de gids voor meer over fondsenwerving.