De verantwoording: het sluitstuk van de fondsenwerving

Hoera, feest! Je hebt een of meerdere aanvragen toegekend gekregen, je project is van start en je bent dat aan het doen wat je zo graag doet: kunst maken. Helemaal toppiejoppie dus, geniet ervan, maar… houd er wel rekening mee dat je nog niet helemaal klaar bent met je fondsenwerving. Je moet na afloop van je project namelijk vaak ook nog een verantwoording inleveren.

Soms heb je tot twee jaar na afloop van je project de tijd om je verantwoording in te leveren, soms heb je maar 1 maand. (Tip 1: zet deze data bij toekenning direct en met veel rode strepen in je agenda.) De ene keer verlangt een fonds een groot onderzoeksverslag, de andere keer alleen een betaalverzoek (Tip 2: lees vooraf goed wat je tijdens de uitvoering van je project alvast aan informatie moet verzamelen. Dat scheelt weer als je moet beginnen aan het schrijven van de verantwoording.) Maar de meeste fondsen willen in ieder geval iets ontvangen ter afronding van je project. Wat dat dan is, kan verschillen, maar hou in ieder geval rekening met één of meerdere van onderstaande documenten:

Een betaalverzoek: de formele vraag aan het fonds om het toegekende bedrag over te maken. Soms voorzien van bonnetjes en facturen, soms van een definitieve begroting en bijvoorbeeld een bankafschrift.
De financiële realisatie: alles wat je daadwerkelijk hebt uitgegeven, vaak in de vorm van de begroting zoals die bij het fonds was ingediend. Soms met een toelichting op bepaalde posten die afwijken.
Een inhoudelijk verslag. Het ene fonds vraagt je een formulier in te vullen, andere fondsen willen specifieke onderwerpen in een verslag hebben staan en soms laat een finds het helemaal vrij. Onderwerpen die vaak in een inhoudelijk verslag aan bod komen zijn.
- kwantitatieve resultaten – hoeveel bezoekers, deelnemers, toonmomenten etc.
- kwalitatieve resultaten – wat was de impact, wat was de kwaliteit, hoe werd het ontvangen en een reflectie op het proces. Wat ging goed, wat waren leermomenten?
Daarnaast staan in het inhoudelijk verslag de resultaten van bijvoorbeeld publieksonderzoek of een impactmeting als dat gedaan is, voeg je recensies of reacties toe en laat je beeldmateriaal zien. Ten slotte kijk je ook vaak vooruit naar de toekomst, wat voor nieuw werk of welke nieuwe paden zijn voortgekomen uit dit project? En is er een registratie gemaakt? Dan stuur je natuurlijk ook een link mee.
Een accountantsverklaring. Bij grote bedragen moet je met regelmaat een accountantsverklaring meesturen. Als dat het geval is wordt dat meestal voorafgaand in de toekenning benadrukt. Vaak zelfs al eerder, veel fondsen die hierom vragen, geven aan dat je het bedrag voor de verklaring in de begroting mag opnemen bij je aanvraag.
Ten slotte: vergeet niet dat de verantwoording vaak ondertekend moet worden door een of meerdere leden van het bestuur van je stichting.

Het indienen van de verantwoording voelt vaak als nóg een administratieve klus. Maar het is ook een goed moment om stil te staan bij het project en het te evalueren. Laat de foto’s nog eens door je handen gaan en realiseer je wat je allemaal voor elkaar hebt gekregen. En wie weet inspireert een mooie verantwoording het fonds wel om de volgende keer weer ja te zeggen tegen de volgende droom die jij of je stichting willen realiseren…