De drietrapsraket van geslaagde samenwerkingen – van intentie naar samenwerkingsovereenkomst
Er zijn verschillende manieren om tot een goede samenwerking te komen. Een van de dingen die aan te bevelen is – gedurende de vormgeving van je samenwerking – is de intenties en afspraken op papier te zetten. Zo zorg je dat iedereen de juiste verwachtingen heeft over de toekomst en dat de voorwaarden van de samenwerking voor iedereen duidelijk zijn.
Waarom is dit belangrijk?
Continuïteit
Soms vertrekken er mensen bij een organisatie en komt er een nieuwe persoon die een lopend project overneemt. Als alle afspraken mondeling zijn gemaakt of vooral via mails is het lastig om de continuïteit van een samenwerking te waarborgen. Misverstanden zijn dan vooral bij complexere projecten eerder regel dan uitzondering.
Zekerheid
Investeringen in tijd en geld vragen om waarborgen voor de toekomt. Als je begint met repeteren voor een voorstelling dan wil je ook graag dat de theaters die beloofd hebben de voorstelling te programmeren dit ook daadwerkelijk doen en dat de afspraken waaronder dat gebeurt duidelijk zijn, naar wie gaan bijvoorbeeld de inkomsten uit kaartverkoop?
Onzekerheid
Natuurlijk is niets zeker. Het theater waar je zou optreden kan getroffen worden door een meteoriet om maar een onzekerheid in het kwadraat te noemen. Met dat soort onwaarschijnlijkheden kun je geen rekening houden. Wel is het belangrijk onzekerheden die je redelijkerwijze wel zou kunnen tegenkomen (bijvoorbeeld tegenwoordig ook maatregelen die getroffen worden een pandemie te bestrijden) te benoemen in de afspraken en de samenwerking bijvoorbeeld pas verder te intensiveren naar gelang de partijen meer zekerheid kunnen bieden.
Intentieverklaring en samenwerkingsovereenkomst
Eerste trap
Veel culturele projecten starten met een intentieverklaring. In een brief spreken de partijen de intentie uit om een bepaald traject te starten. Een theater zegt bijvoorbeeld voornemens te zijn een voorstelling te programmeren, een galerie spreekt de intentie uit een kunstenaar te gaan tentoonstellen.
Vaak is de intentieverklaring eenzijdig en wordt deze voornamelijk ingezet om subsidiënten en fondsen te overtuigen een financiële bijdrage toe te kennen. Het geeft vooral de geldverstrekker meer zekerheid over de toekomst. Dit is echter nog geen overeenkomst tussen de partijen.
Tweede trap
In een tweede stap kun je ervoor kiezen een intentie-overeenkomst op te stellen. Hierin wordt de intentie voor de samenwerking verder vastgelegd en worden afspraken gemaakt om tot een samenwerkingsovereenkomst te komen. Deze tussenstap is vooral bij complexere samenwerkingen – waarbij bijvoorbeeld eerst de haalbaarheid van de samenwerking moet worden onderzocht – belangrijk.
Derde trap
Het uiteindelijke resultaat is een samenwerkingsovereenkomst waarin je voor een bepaalde periode afspraken vastlegt die de samenwerking vormgeven.
Secties die je kunt opnemen in een samenwerkingsovereenkomst zijn bijvoorbeeld:
- De ondergetekenden oftewel de partijen met NAW gegevens
Hiermee opent eigenlijk elke samenwerkingsovereenkomst (het kunnen natuurlijk ook meer dan 2 partijen zijn) - De aanleiding
Hoe ben je tot elkaar gekomen? Wat is de achtergrond? Wat is ieders rol in de samenwerking? - Doel van de samenwerking
Kort en krachtige formulering van de doelstellingen. - Duur en exclusiviteit
Hoe lang geldt de overeenkomst en is er sprake van een exclusieve regeling. - (Inspannings)verplichtingen partij 1
Wat gaat partij 1 doen en welke verplichtingen neemt ze op zich? - (Inspannings)verplichtingen partij 2
Wat gaat partij 2 doen en welke verplichtingen neemt ze op zich? - De verdeling van de kosten en opbrengsten
Hoe worden eventuele kosten en opbrengsten verdeeld tussen partijen? - Geheimhouding
Wat spreek je af over geheimhouding van gevoelige zaken? - Beëindiging van de overeenkomst
onder welke voorwaarden wordt de overeenkomst beëindigt en wat zijn dan de gevolgen? - Rechts- en forumkeuze
Je kunt vastleggen dat alleen Nederlands recht van toepassing is op de overeenkomst en dat eventuele geschillen aan een bevoegd Nederlands rechter worden voorgelegd - Gedeeltelijke onverbindendheid
Je kunt vastleggen wat er gebeurt als 1 van de afspraken niet rechtsgeldig zijn, zodat dit niet de hele overeenkomst op losse schroeven zet.
Dit is natuurlijk slechts een opsomming van veel gebruikte kopjes die je kunt toevoegen. Iedere samenwerking is anders, maar om de verwachtingen rond zekerheid en onzekerheid te managen en de continuïteit te waarborgen zijn goede afspraken onontbeerlijk. Ze vormen de basis van een succesvolle samenwerking.