, ,

Kwaliteit kost tijd!

Kwaliteit kost tijd!

Bij de opstart van een cultureel project speelt tijd een cruciale rol. Als je het hele proces voor het eerst doorloopt, zul je meer tijd moeten incalculeren dan wanneer je al een aantal projecten hebt gedaan. Maar dan nog. Je plant in de meeste gevallen minimaal een jaar vooruit.

Het hele proces van conceptontwikkeling, naar het opstellen van een begroting en projectplan, naar het aanvragen en vervolgens de productie en uitvoering van je plannen kan een hobbelige weg zijn. Vaak zijn er meerdere aanpassingen nodig om tot het definitieve concept, begroting en projectplan te komen. Daarbij moet je anticiperen op de wensen en behoeften van je projectpartners en de fondsen waar je aanvraagt. Het is dus geen proces waarbij je van A naar B wandelt in een van tevoren afgebakend tijdschema. Een goed adagium voor een cultureel project is dan ook niet: tijd is geld, maar eerder kwaliteit kost tijd.

Iteraties

Om te komen tot een projectplan en begroting, waarvan je weet dat het een realistisch en toch ambitieus plan bevat, zijn er meerdere iteraties nodig. Een iteratie is een mooi woord voor herhaling. Het komt erop neer dat er in iedere nieuwe fase van je plan een wijziging kan voordoen die van invloed is op de rest. Dit dwingt je terug te keren naar een eerdere fase om zaken te heroverwegen, aan te passen of te schrappen. Zo polijst je je concept.

In de fase van de planning zijn deze wijzigingen minder ingrijpend, omdat je dan vaak nog niet echt begonnen bent. Je hebt het over een mogelijke toekomst. De wijzigingen hebben nog geen directe invloed op de betrokkenen, op je partners, deelnemers en publiek. Daarom is het belangrijk om in deze fase je plan zo helder mogelijk te krijgen.

Op het moment dat je je aanvragen voor een subsidie de deur uitdoet of een contract tekent met deelnemers (onder voorbehoud van financiering) ben je echt begonnen en word je afhankelijk van externe factoren in de echte wereld. Hoewel je niet alles in de hand hebt, kan je wel proberen op zo veel als mogelijk scenarios te anticiperen.

Anticiperen op wijzigingen

Ongewenste wijzigingen in je plannen kan je bijna nooit voorkomen. Hier volledig op anticiperen lukt niet, de dingen die je niet voorziet, voorzie je niet. Dus daar hoef je je niet druk om te maken. Maar als je toch bezig bent met plannen, dan kun je het maar beter gelijk goed doen en proberen zo veel als mogelijk rekening te houden met wat wel te voorzien is.

Het niet toegekend krijgen van een subsidie, daar kan je van te voren rekening mee houden, omdat er vrijwel voor alle subsidies veel gegadigden zijn. Er vissen veel vissers in dezelfde vijver. Zorg daarom voor een financieel back-upplan. De vragen die je daarbij stelt zijn: Kun je je begroting aanpassen? Heb je alternatieve financieringbronnen?

Als er een belangrijke danser voor jouw voorstelling van de trap valt en geblesseerd raakt had je dat specifieke feit misschien niet kunnen voorzien, maar dat er iets kan gebeuren met een van je deelnemers is natuurlijk mogelijk. Denk daarom over eventuele invallers. Kun je mensen makkelijk vervangen? Heb je back-ups voor de mensen die je niet makkelijk kunt vervangen?

Voor een festival is het weer een bepalende factor. Wat kun je doen om de risico’s daar te beperken?

En denk hier niet alleen over na, maar overleg. Partners blijken soms (vaak) ineens andere wensen en verwachtingen dan jij (jullie) te hebben. Het is dus belangrijk de verwachtingen van je sleutelpartners goed te managen. Houd elkaar op de hoogte van wijzigingen, zodat onderlinge conflicten geen roet in het eten gooien.

Dancing in the rain

En vooral: laat je niet frustreren. Weet van te voren dat je af en toe een stap terug moet zetten en bouw daar tijd voor in. Plannen moeten aanpassen is geen kwestie van falen, maar van aanscherpen en van verbeteren!

,

Sollicitatietips

Sollicitatietips culturele vacatures

Werken in de culturele sector is het leukste wat er is. En dat vinden er meer… Vergroot je kansen met deze sollicitatietips!

Sollicitatietips culturele vacatures1. Kwaliteit boven kwantiteit
Culturele vacatures zijn schaars en de belangstelling ervoor is groot. 200 Aanmeldingen per vacature is echt geen uitzondering meer. Reageer niet zomaar overal op, dat is zonde van je tijd. Kies de vacatures die echt bij jou passen en besteed aan die sollicitaties dan ook tijd en aandacht.

2. Bij twijfel, bel!
Ben je niet zeker of je voldoet aan het profiel of heb je een andere vraag? Bel! Verspil je tijd niet aan uren schaven aan je brief, terwijl de kans groot is dat je CV snel de prullenbak in gaat. Daarnaast is vooraf bellen altijd goed. Een leuk en enthousiast gesprek kan ervoor zorgen dat je CV met net wat meer aandacht bekeken wordt.

3. Gebruik je netwerk
De culturele sector is klein. Ken je iemand bij de instelling? Laat hem of haar dan weten dat je wilt solliciteren. Wie weet kan hij of zij een goed woordje voor je doen of heeft hij of zij tips. Heeft iemand uit de instelling je gewezen op de vacature? Vermeld dit dan in je brief.

4. Schrijf een goede brief
Een goede brief is kort en bondig (een half A4 is meer dan genoeg leeswerk). Schrijf actief (dus niet: ik heb gedaan, maar: ik deed) en pas je toon aan op de instelling waar je solliciteert. Pas op dat je geen gebruik maakt van dooddoeners. Dat je op zoek bent naar een nieuwe uitdaging zegt niet zoveel, vertel waar je naar op zoek bent. En schrijf voor elke vacature een nieuwe brief, aangepast op die specifieke functie en instelling.

5. Spontaan
Een mooi CV, een goede brief… allemaal factoren die je kunnen helpen. Maar soms zijn de spontane acties het beste. Plaats iemand een oproepje op LinkedIn? Reageer dan direct met een kort en enthousiast berichtje. De instelling van je dromen gevonden, zonder vacature? Bel dan gewoon eens of je langs mag komen om kennis te maken.

6. Motivatie
Solliciteer je als artiest op een positie in een gezelschap of project? Stuur dan niet alleen je CV en beeldmateriaal, maar laat ook weten waarom het gezelschap of project je aanspreekt. Daar wordt niet altijd om gevraagd, maar een paar korte zinnen in de e-mail over je affiniteit met het project geven je een goede start.

7. LinkedIn
De tijd van de CV’s en motivatiebrieven is heel langzaam, maar geleidelijk aan het verdwijnen. Zorg voor een goed LinkedIn profiel en sluit je aan bij groepen in jouw vakgebied. Geef updates over je laatste projecten, meng je in discussies en bouw je netwerk op. Wie weet komt die ideale vacature wel naar jou toe… (En… steeds meer vacatures worden gepost in LinkedIn groepen, reageren is makkelijker en het aantal reacties vaak kleiner. Zonde om die kansen voorbij te laten gaan.)

, ,

Lesbrief kunst en cultuur

Een lesbrief voor je culturele educatieproject

Of je nou een volledig educatieproject oprganiseert of er alleen leerlingen naar je voorstelling in het theater komen, een lesbrief hoort er eigenlijk altijd bij.

Wat is een lesbrief?

Een lesbrief is een geschreven toelichting bij je project, bestemd voor de docent die jouw project in de klas behandelt/begeleidt. De lesbrief bevat informatie waar vanuit de docent het project met de klas kan bespreken. De docent gebruikt de lesbrief bijvoorbeeld voorafgaand aan de voorstelling, om de leerlingen te introduceren in wat ze gaan zien, of juist na het museumbezoek om het bezoek te bespreken en evalueren. Soms is een lesbrief vrijblijvend, dan biedt het bijvoorbeeld alleen achtergrondinformatie bij een cultureel project dat verder geen educatiedoeleinden kent. Het is dan aan de docent om te bepalen of hij of zij de lesbrief bespreekt. Op andere momenten worden docenten dringender aangeraden de lesbrief te behandelen, vaak wanneer het project een duidelijk educatief doel heeft, zoals een voorstelling over pesten.

Wat staat er in je lesbrief?Lesbrief cultuureducatie

Een lesbrief kan veel verschillende vormen aannemen. In je lesbrief staat altijd achtergrondinformatie over je project en over de makers. Daarnaast zet je er in wat je de leerlingen wilt meegeven. Dat kan bijvoorbeeld een bepaalde context zijn waarin je je project plaatst (cultureel of maatschappelijk), discussievragen waar de leerlingen mee aan de slag gaan of opdrachten die ze kunnen maken. De standaard lesbrief bestaat nog steeds uit een aantal A-4tjes, geprint of digitaal aangeleverd. Doordat er steeds meer digitale mogelijkheden zijn, zie je meer variatie ontstaan in de vorm. Zo kan je gemakkelijk in je PDF bestand linkjes plaatsen naar filmpjes of zelfs helemaal interactief met de leerlingen aan de slag gaan op een speciale website.

Wat vraag je ervoor?

Over het algemeen zit de lesbrief bij de prijs van je project inbegrepen. Op veel websites van musea en gezelschappen kan je gratis de lesbrieven downloaden. (Financiering nodig voor je educatieproject? Bekijk hier het fondsenoverzicht.)

Waar moet je op letten als je een lesbrief maakt? 

Er zijn een aantal punten waar je op moet letten als je een lesbrief maakt:

1. Helder. Een lesbrief moet heldere, makkelijk te scannen informatie bevatten. Het belangrijkste eerst, aanvullende informatie later.

2. Uitputtend. De lesbrief moet voldoende informatie bevatten. Hoewel de docent een kenner is, is hij of zij niet altijd bekend met het onderwerp dat jij behandelt. Voorkom dat de docent extra onderzoek moet gaan doen.

3. Flexibel. Het is prettig voor de docent als een lesbrief flexibel is. De ene docent heeft alleen een kwartiertje voor de voorstelling tijd het een en ander te bespreken, de ander kan er twee lessen aan besteden. Zorg er bijvoorbeeld voor dat als je opdrachten in je lesbrief hebt, deze los van elkaar te doen zijn.

4. Tijd. Geef per onderdeel aan hoeveel tijd het kost. Zo kan de docent gemakkelijk inschatten welke onderdelen hij of zij kan behandelen. (Dit geldt vooral voor ‘actieve’ lesbrieven met bijvoorbeeld opdrachten. Het is minder van belang als je alleen informatie biedt.)

, ,

Tips voor een elevatorpitch

5 Tips voor een elevatorpitch

Bij cultureel ondernemen horen ook wat spannende business termen, zoals: de elevatorpitch. De elevatorpitch gebruik je wanneer je de lift instapt en net voordat de deuren sluiten die ene producent, partner of museumdirecteur binnenloopt die perfect is voor jouw project. Je hebt ongeveer 60 seconden tot hij of zij weer uitstapt. En nu?

1. Geen levensverhaal graag

Vertel:
1. wie je bent
2. wat je te bieden hebtcultureel ondernemen tips voor een elevatorpitch
3. wat je toevoegt
4. wat je zoekt.

“Ik ben Yvonne Smeets en ik ben beeldend kunstenaar (wie ben je). Ik heb een bijzondere installatie gemaakt (wat heb je te bieden) waarin bezoekers door middel van hun bewegingen het licht, geluid en de geur van de installatie kunnen beïnvloeden (wat heb je toe te voegen). En ik ben op zoek naar een plek om mijn werk te laten zien (wat zoek je).”

Verzand alsjeblieft niet in de openbaring die je tot het kunstenaarschap heeft gebracht, daar heeft bijna niemand tijd voor.

2. Toon je enthousiasme

Pitchen is eng, maar (bijna) iedereen weet enthousiasme te waarderen. Die trillende stotter achter in je keel wordt je dan snel vergeven. Ben je echt heel zenuwachtig, vertel dat dan gewoon: “Sorry, ik vind dit heel eng, maar ik bewonder uw werk en ik zou heel graag kort met u over mijn project spreken.” Wie zegt er dan nog nee?

3. Cultureel ondernemen, regeren is vooruit denken

Weet je dat je een korte pitch moet houden? Oefen hem dan hardop en vraag anderen om hun mening. Wees niet eigenwijs en luister. Je spreekt met iemand die jou en je idee niet kent, zorg ervoor dat je verhaal duidelijk en relevant is.

4. Leef je in in de ander

Het heeft geen zin je verhaal te pitchen aan iemand die niet luistert. Ratel je pitch niet af, maar hou oogcontact, en stel vragen. Een pitch is kort en bondig, maar dat houdt niet in dat je hem precies binnen 53 seconden zonder adem te halen er doorheen moet jassen. Een prettig gesprek wordt beter onthouden dan een gelikt, maar overdonderend betoog.

5. Maak een afspraak

Je idee moet wel heel erg briljant zijn om op basis van een pitch gelijk een podium te krijgen. De pitch is je eerste introductie en leidt in het meest positieve geval tot een afspraak. Eindig je pitch daarom met: “Mag ik een keertje langskomen hier verder over te praten? ”Houdt de persoon je af, vraag dan of je een folder of projectplan mag sturen, zodat hij of zij zich er in alle rust in kan verdiepen.