Wat als de fondsenwerving succesvol is?

Als je start met fondsenwerving ligt het project vaak nog ver in de toekomst. Krijg je vervolgens een of meerdere positieve uitslagen, dan is dat in eerste instantie waarschijnlijk feest, maar levert het daarna vaak ook flink wat gefronste wenkbrauwen op. Want het geld wordt over het algemeen niet zomaar op je rekening gestort.

Er zijn fondsen die:

• volledig vooraf betalen,
• die pas na de afrekening hun bijdrage overmaken,
• en er zijn fondsen die in principe achteraf betalen, maar waar je wel een voorschot kan aanvragen.

Voorwaarden en geoormerkte bijdragen

Daarnaast worden er vaak voorwaarden aan de donatie gesteld:

• Is het bijvoorbeeld al zeker dat de partner meedoet?
• Speel je minimaal 10 (of 20, 30 of 50) voorstellingen?

En vaak is het geld geoormerkt;

• Zorg je er wel voor dat deze specifieke donatie gaat naar de schrijver?
• Draag je zelf wel 1/3 van het totaalbedrag bij aan het honorarium van de componist?
• Gaat de donatie wel naar het educatieprogramma?
• Geef je niet een te klein percentage uit aan marketing?

Hoe nu verder?

Heb je drie van dit soort toekenningsbrieven naast elkaar liggen, dan kan dat best overweldigend zijn. Zeker als in de tussenliggende maanden het concept zich verder heeft doorontwikkeld en er bijvoorbeeld aan de uitgavenkant veranderingen hebben plaatsgevonden.

Er zijn meerdere stappen te volgen om hier op een transparante en gedegen wijze doorheen te navigeren. Het is een beetje hetzelfde als het leggen van een puzzel. Met onderstaand voorbeeld helpen we je op weg.

NOOT: onderstaand voorbeeld is bedoeld om voor jezelf inzicht te creëren. Hou in het communiceren naar de fondsen altijd in de gaten wat zij van je willen weten, en pas je informatie daar op aan.

Niets zo rustgevend als puzzelen:

1. Pak je ingediende begroting erbij. (Bij voorkeur als Excel / Google Docs bestand.)
2. Hebben er grote wijzigingen aan de uitgavenkant plaatsgevonden? Ga dan naar punt 3. Is de begroting grotendeels gelijk gebleven? Ga dan naar punt 4.
3. Voeg een kolom toe aan de begrote uitgaven, de kolom: verwacht. Hier vul je de actuele verwachte uitgaven in. Je doet dit naast de originele begroting, in plaats van het maken van een nieuwe. Zo zorg je namelijk voor inzicht en transparantie in de veranderingen die plaatsvinden. Ga naar punt 5.
4. Is de begroting vrijwel gelijk gebleven? Dan actualiseer je deze. Bewaar het origineel, zodat je bij de verantwoording deze erbij kan pakken, waar dat gevraagd wordt. Ga naar punt 5.
5. Je gaat nu de inkomstenkant vormgeven op basis van de resultaten van je fondsenwerving. Dit doe je direct naast de uitgaven (op hetzelfde tabblad.)
6. Plak per inkomstenpost (een fondsbijdrage, uitkoopsom, eigen inkomsten etc.) een kolom aan de tabel vast.
7. En vul nu in welke uitgave door welke inkomstenbron gedekt wordt/moet worden en voor hoeveel. Let op dat het (sub)totaal aan gedekte inkomsten even groot is als het (sub)totaal aan verwachte uitgaven.
8. Zo zorg je vooraf voor inzicht in de voorwaarden die aan je inkomsten en uitgaven gesteld worden en voorkom je dat je achteraf moet gaan reconstrueren.

Bijvoorbeeld:

Nu heb je weer inzicht waar je staat met je project en ben je klaar voor de volgende stappen:

• Je fondsenwervingsproces aanpassen als dat nodig is, bijvoorbeeld nog meer fondsen aanschrijven of alternatieven zoeken voor gaten in de begroting;
• Je activiteiten opstarten waar dat het financieel toelaatbaar is;
• Communicateren met de fondsen als er onzekerheid is over of je aan de gestelde voorwaarden kunt voldoen.

Nog genoeg werk te verzetten, maar de kop is eraf!