Kwaliteit kost tijd!

Bij de opstart van een cultureel project speelt tijd een cruciale rol. Als je het hele proces voor het eerst doorloopt, zul je meer tijd moeten incalculeren dan wanneer je al een aantal projecten hebt gedaan. Maar dan nog. Je plant in de meeste gevallen minimaal een jaar vooruit.

Het hele proces van conceptontwikkeling, naar het opstellen van een begroting en projectplan, naar het aanvragen en vervolgens de productie en uitvoering van je plannen kan een hobbelige weg zijn. Vaak zijn er meerdere aanpassingen nodig om tot het definitieve concept, begroting en projectplan te komen. Daarbij moet je anticiperen op de wensen en behoeften van je projectpartners en de fondsen waar je aanvraagt. Het is dus geen proces waarbij je van A naar B wandelt in een van tevoren afgebakend tijdschema. Een goed adagium voor een cultureel project is dan ook niet: tijd is geld, maar eerder kwaliteit kost tijd.

Iteraties

Om te komen tot een projectplan en begroting, waarvan je weet dat het een realistisch en toch ambitieus plan bevat, zijn er meerdere iteraties nodig. Een iteratie is een mooi woord voor herhaling. Het komt erop neer dat er in iedere nieuwe fase van je plan een wijziging kan voordoen die van invloed is op de rest. Dit dwingt je terug te keren naar een eerdere fase om zaken te heroverwegen, aan te passen of te schrappen. Zo polijst je je concept.

In de fase van de planning zijn deze wijzigingen minder ingrijpend, omdat je dan vaak nog niet echt begonnen bent. Je hebt het over een mogelijke toekomst. De wijzigingen hebben nog geen directe invloed op de betrokkenen, op je partners, deelnemers en publiek. Daarom is het belangrijk om in deze fase je plan zo helder mogelijk te krijgen.

Op het moment dat je je aanvragen voor een subsidie de deur uitdoet of een contract tekent met deelnemers (onder voorbehoud van financiering) ben je echt begonnen en word je afhankelijk van externe factoren in de echte wereld. Hoewel je niet alles in de hand hebt, kan je wel proberen op zo veel als mogelijk scenarios te anticiperen.

Anticiperen op wijzigingen

Ongewenste wijzigingen in je plannen kan je bijna nooit voorkomen. Hier volledig op anticiperen lukt niet, de dingen die je niet voorziet, voorzie je niet. Dus daar hoef je je niet druk om te maken. Maar als je toch bezig bent met plannen, dan kun je het maar beter gelijk goed doen en proberen zo veel als mogelijk rekening te houden met wat wel te voorzien is.

Het niet toegekend krijgen van een subsidie, daar kan je van te voren rekening mee houden, omdat er vrijwel voor alle subsidies veel gegadigden zijn. Er vissen veel vissers in dezelfde vijver. Zorg daarom voor een financieel back-upplan. De vragen die je daarbij stelt zijn: Kun je je begroting aanpassen? Heb je alternatieve financieringbronnen?

Als er een belangrijke danser voor jouw voorstelling van de trap valt en geblesseerd raakt had je dat specifieke feit misschien niet kunnen voorzien, maar dat er iets kan gebeuren met een van je deelnemers is natuurlijk mogelijk. Denk daarom over eventuele invallers. Kun je mensen makkelijk vervangen? Heb je back-ups voor de mensen die je niet makkelijk kunt vervangen?

Voor een festival is het weer een bepalende factor. Wat kun je doen om de risico’s daar te beperken?

En denk hier niet alleen over na, maar overleg. Partners blijken soms (vaak) ineens andere wensen en verwachtingen dan jij (jullie) te hebben. Het is dus belangrijk de verwachtingen van je sleutelpartners goed te managen. Houd elkaar op de hoogte van wijzigingen, zodat onderlinge conflicten geen roet in het eten gooien.

Dancing in the rain

En vooral: laat je niet frustreren. Weet van te voren dat je af en toe een stap terug moet zetten en bouw daar tijd voor in. Plannen moeten aanpassen is geen kwestie van falen, maar van aanscherpen en van verbeteren!

5 Tips voor een elevatorpitch

Bij cultureel ondernemen horen ook wat spannende business termen, zoals: de elevatorpitch. De elevatorpitch gebruik je wanneer je de lift instapt en net voordat de deuren sluiten die ene producent, partner of museumdirecteur binnenloopt die perfect is voor jouw project. Je hebt ongeveer 60 seconden tot hij of zij weer uitstapt. En nu?

1. Geen levensverhaal graag

Vertel:
1. wie je bent
2. wat je te bieden hebt
3. wat je toevoegt
4. wat je zoekt.

“Ik ben Yvonne Smeets en ik ben beeldend kunstenaar (wie ben je). Ik heb een bijzondere installatie gemaakt (wat heb je te bieden) waarin bezoekers door middel van hun bewegingen het licht, geluid en de geur van de installatie kunnen beïnvloeden (wat heb je toe te voegen). En ik ben op zoek naar een plek om mijn werk te laten zien (wat zoek je).”

Verzand alsjeblieft niet in de openbaring die je tot het kunstenaarschap heeft gebracht, daar heeft bijna niemand tijd voor.

2. Toon je enthousiasme

Pitchen is eng, maar (bijna) iedereen weet enthousiasme te waarderen. Die trillende stotter achter in je keel wordt je dan snel vergeven. Ben je echt heel zenuwachtig, vertel dat dan gewoon: “Sorry, ik vind dit heel eng, maar ik bewonder uw werk en ik zou heel graag kort met u over mijn project spreken.” Wie zegt er dan nog nee?

3. Cultureel ondernemen, regeren is vooruit denken

Weet je dat je een korte pitch moet houden? Oefen hem dan hardop en vraag anderen om hun mening. Wees niet eigenwijs en luister. Je spreekt met iemand die jou en je idee niet kent, zorg ervoor dat je verhaal duidelijk en relevant is.

4. Leef je in in de ander

Het heeft geen zin je verhaal te pitchen aan iemand die niet luistert. Ratel je pitch niet af, maar hou oogcontact, en stel vragen. Een pitch is kort en bondig, maar dat houdt niet in dat je hem precies binnen 53 seconden zonder adem te halen er doorheen moet jassen. Een prettig gesprek wordt beter onthouden dan een gelikt, maar overdonderend betoog.

5. Maak een afspraak

Je idee moet wel heel erg briljant zijn om op basis van een pitch gelijk een podium te krijgen. De pitch is je eerste introductie en leidt in het meest positieve geval tot een afspraak. Eindig je pitch daarom met: “Mag ik een keertje langskomen hier verder over te praten? ”Houdt de persoon je af, vraag dan of je een folder of projectplan mag sturen, zodat hij of zij zich er in alle rust in kan verdiepen.