Doelstellingen bij fondsenwerving

De frustratie van fondsenwerven
Fondsenwerven is eigenlijk een gek iets. Je moet je voorstelling, expositie, onderzoeksvraag als maker of andersoortig kunstproject eigenlijk al helemaal af hebben, voordat je het gaat maken. In ieder geval in je hoofd dan. Terwijl kunst juist vaak in het experiment vorm krijgt. Toch willen fondsen graag uit jouw plannen een vrij concreet beeld krijgen van het kunstwerk dat je maakt, van het effect dat je beoogt op het publiek, de impact die het maakt op de gemeenschap of de kunstwereld, de groei die je doormaakt als maker… En dat kan in het schrijfproces soms best frustrerend zijn, want die antwoorden heb je niet altijd kant-en-klaar liggen.

De idealen van een fonds
Het is niet zo dat fondsen niet begrijpen dat er in het werkproces nog wel eens dingen heel anders uit blijken te pakken dan vooraf gedacht. Het is wel zo dat een fonds een toekenning doet op basis van hun eigen doelstellingen, uit een eigen ideaal waar ze met de ondersteuning van jouw project aan bij willen dragen (of dat nou het stimuleren van goede kunst is of bijvoorbeeld het creëren van een meer inclusieve samenleving.) En voordat ze besluiten geld toe te kennen willen ze het vertrouwen hebben dat jij met jouw plannen bijdraagt aan deze doelstellingen.

Jouw eigen doelstellingen
Soms is het overduidelijk dat jouw plan past bij de doelstellingen van een fonds. Vaker is jouw plan een van de velen in een grijzer gebied. En daarom vragen fondsen vaak ook naar jóuw doelstellingen. Dit kan soms best een lastige vraag zijn om te beantwoorden. En met regelmaat zie je gebeuren dat de doelstellingen er een soort van bij verzonnen worden. (Als in: ‘ik wil een dansvoorstelling maken en het is natuurlijk ook eigenlijk best leuk voor de gemeente dat hier een dansvoorstelling gemaakt wordt.’)

Een collage van ideeën
Dat is zonde, niet alleen omdat je de kans op succesvolle fondsenwerving verkleint (een adviseur heeft dat ook wel door), maar ook omdat je de kans mist je eigen project beter te maken. Huh? Nou, vaak als je begint met een idee is het een verzameling losse gedachten, beelden, stukjes inspiratie. Al deze stukjes vormen samen een geheel, een collage. Maar als je kritisch naar deze collage kijkt, is het misschien niet de beste combinatie. Past die decorontwerper wel echt bij jouw concept? Is die dramaturgie eigenlijk wel logisch bij je verhaal?

Het formuleren van je doelstellingen en vanuit daar vervolgens naar je plannen kijken kan je helpen van je collage een sterker geheel te maken. Hoe doe je dat dan?

  1. Neem een stap terug van alle details en kijk naar je overkoepelende idee. Wat wil je nou eigenlijk? Een vernieuwende, superartistieke theatervoorstelling maken over de invloed van technologie? Een community-art project waarin de buurt elkaar beter leert kennen en op lange termijn contact houdt?
  2. Probeer dat zo precies mogelijk te formuleren. “Ik wil zus en zo bereiken, door…’ Dat zijn je doelstellingen.
  3. Loop nu stapsgewijs je collage door. Kijk bij elke keuze die je maakt of die past bij je doelstelling. Werken alle losse deeltjes samen om jouw doelstelling te bereiken? Of hapert het hier en daar? Als het hapert: kill your darlings. Misschien moet je toch een andere vorm kiezen, of andere muziek. Zo vergroot je de kans dat je je eigen doelstellingen behaalt.
  4. En daarmee vergroot je ook de kans dat het fonds vertrouwen heeft dat jij je doelstellingen behaalt. En zij hun doelstellingen dus ook.

Let op: Probeer niet te veel bij voorbaat te bedenken welke doelstellingen het fonds wil horen en daar die van jou op aan te passen. Bedenk vooral goed wat je eigen doelstellingen zijn en zoek daar dan een fonds bij. Zo wordt je project beter en vergroot je de kans dat de subsidie toegekend wordt. Er zijn echt een hoop fondsen! (Zie ons abonnement voor een overzicht.)

Illustreer je fondsaanvraag

Stop! (In the name of love)
Sta je op het punt je subsidieaanvraag te versturen? Ho! Stop! Controleer eerst even of je niet vergeten bent beeldmateriaal (of film- of geluidsfragmenten) toe te voegen. Je zal niet de eerste zijn die probeert een hele lading tekst in een maximum aantal pagina’s te stoppen. (Is lettergrootte 9 eigenlijk nog leesbaar?) Je hebt natuurlijk ook heel veel uit te leggen over je drijfveren, artistieke inhoud, marketing en planning. Maar een goede subsidieaanvraag weet, naast het helder voor het voetlicht brengen van alle vereisten, ook vooral de fantasie van de lezer te prikkelen.

Een foto zegt meer dan duizend woorden
Het is daarom aan te bevelen om toch ergens een alinea ruimte te maken om een aantal foto’s in te voegen. Dat kunnen beelden zijn van eerder werk, van je deelnemers, schetsen van het werk, of inspiratiebronnen. Help de lezer voor te stellen wat jij in je hoofd voor je ziet.

Ja maar, ik schrijf een aanvraag voor een tekst of muziek?
Het gaat erom dat je je werk inzichtelijk maakt voor de lezer, dat je het laat leven. Stuur bijvoorbeeld een pagina van een eerdere tekst die je geschreven hebt mee. Of maak een spotify/youtube/itunes-lijstje met artiesten die je graag wilt programmeren op je festival.

Ja maar, mijn werk staat al op mijn site
Dat is supergoed! Maar niet genoeg voor je aanvraag. Natuurlijk zal je site ergens in je aanvraagformulier terugkomen, maar als je er niet concreet naar verwijst zal lang niet iedere lezer de site uit zichzelf doorspitten. Het is namelijk de opdracht van de adviseur om het plan dat voor zijn of haar neus ligt te beoordelen, niet alles wat verder nog over jou te googelen is. (En dat is misschien maar beter ook.) Daarnaast wil je zelf enige controle houden over wat hij of zij ziet aan materiaal. Dat ene project vijf jaar geleden was dan wel heel goed voor je artistieke ontwikkeling, maar die trailer staat wellicht heel ver af van wat je nu voor ogen hebt.

Ik heb echt geen plek meer
Ha! Lang leve de pdf. Hier kan je hele fijne klikbare linkjes in plaatsen die verwijzen naar YouTube filmpjes of een fotocollage op je site. Zorg ervoor dat de adviseur zich gemakkelijk kan verdiepen in jouw werk of wereld.

Be kind, rewind
Maar, wees vriendelijk. Maak geen ellelange speellijsten of een enorme bijlagenpagina op je website. Er zit niet voor niets vaak een maximum aantal pagina’s aan je aanvraag. Wees to the point en voeg alleen dat toe dat voor deze specifieke aanvraag van belang is.

Vijf tips voor een goede aanbiedingsbrief

Heb je net een 10 pagina’s projectplan geschreven, je dekkingsplan geperfectioneerd, en een stapel formulieren ingevuld, komt er nog een tekst aan: de aanbiedingsbrief. Een korte brief aan het fonds ter introductie van je project. Ohw hoe verleidelijk is het dan om de inleiding van je projectplan te copy-pasten. En tegelijkertijd is dat zo zonde. Een aanbiedingsbrief biedt je (naast de verplichte hoofdstukken van je projectplan) namelijk volledige vrijheid om je verhaal toe te lichten vanuit jouw perspectief. Ga dus toch maar weer even terug achter je toetsenbord. Wij helpen je vast op weg.

1. Maak het persoonlijk

Zorg ervoor dat de aanbiedingsbrief altijd geschreven wordt door de persoon die het project bedacht heeft of de inhoudelijke motor is achter het geheel. (Vaak ben jij dat dus.) Iemand anders kan altijd nog een spellingscheck doen, het gaat om jouw verhaal. Op dit A4tje heb jij de vrijheid om te vertellen wat jij wil vertellen; hoe je op dit idee kwam, waarom je dit zo graag wil doen en waarom de wereld (of in ieder geval jouw wereld) veranderd is.

2. Maak het persoonlijk voor het fonds

Vertel niet alleen je eigen persoonlijke verhaal, leg ook uit aan het fonds waarom je dit geld specifiek aan hen vraagt. Hoe ben je bij het fonds terechtgekomen, waarom vraag je bij hen aan, hoe past het volgens jou bij hun activiteiten? Of, wat maakt het fonds bij toekenning precies mogelijk? Welk stukje van de puzzel leggen zij?

3. Nieuwe informatie

Je projectplan, de ingevulde formulieren, je verhaal vertel je vaak in een behoorlijk strak stramien. Pas op dat je in je brief niet in herhaling valt. Dit is juist het moment om dat stramien even los te laten. Je hebt een heel A4 de vrijheid te vertellen wat ergens anders niet past. Maak daar gebruik van. Maar…

4. Houd het kort en bondig

Ga niet een nieuw projectplan schrijven. De aanbiedingsbrief is de persoonlijke noot in het geheel, een moment om je stem te laten doorklinken. Houd dat vooral kort en bondig. Een A4 is meer dan genoeg, en zelfs dat papier hoeft niet helemaal gevuld, want…

5. Enthousiasmeer

… In vervolg op punt 4: ga niet eindeloos uitleggen, maar enthousiasmeer. Realiseer je dat je brief niet ‘ergens bij het fonds’ terechtkomt, maar bij een persoon. Iemand met een stapel plannen op zijn of haar bureau. Het hoofddoel van de brief is dat je deze persoon enthousiast maakt je plannen te gaan lezen. De wijze waarop je dat doet is vrij, maar probeer er met je brief voor te zorgen dat hij of zij denkt: “ha, ik ga nu eerst even een kopje thee zetten, want dit plan wil ik even fris en met extra aandacht lezen.”

Crowdfunding tips

14 crowdfunding tips

Crowdfunding is fantastisch, maar zorgt ook vaak voor grijze haren. Voor veel mensen is het toch best een hindernis, zo direct en persoonlijk om geld vragen. Wij struinden verschillende crowdfundingsites voor je af en verzamelden 14 tips van de experts. De leukste vinden wij: organiseer een lanceringsfeestje, met natuurlijk een computer waarop direct geld overgemaakt kan worden.

1. Crowdfunding is hard werken
Realiseer je vooraf dat crowdfunding veel meer is dan alleen je project op een website plaatsen en een filmpje maken. Je moet je project actief en op originele wijze promoten, donateurs werven en iedereen op de hoogte houden. Het is een tijdelijke fulltime baan… Maar pak je het op de juiste manier aan, dan zal je ook zien hoe leuk het is om met zoveel meer steun dan je misschien had verwacht je droom waar te maken.

2. Jij (en je passie) zijn nog belangrijker dan je idee
Je publiek moet jou leren kennen en sympathie ontwikkelen voor jouw droom. Een crowdfunding campagne draait voor een groot deel om jou, verstop jezelf niet achter je plannen.

3. 40 dagen
De beste looptijd voor een crowdfunding campagne is over het algemeen 40 dagen. Is de campagne korter dan 40 dagen dan heb je niet genoeg tijd iedereen te bereiken. Duurt de campagne langer dan 40 dagen, dan verslapt de aandacht.

4. Stem je doelgroep af
Het is beter een kleine groep donateurs te goed bereiken, dan een grote groep mensen half. Zorg er voor dat de mensen die je bereikt ook mensen zijn die echt geïnteresseerd (kunnen) zijn in je project. Ga bijvoorbeeld op zoek naar (online) ‘communities’ in jouw vakgebied.

5. Organiseer een feestje
Organiseer een feestje voor je beste fans, vrienden en familie. Zet dat tijdens dit feestje een computer klaar, waarop mensen meteen kunnen doneren. Of huur voor een avond een mobiel pinautomaat. En houd op een leuke manier de stand bij!

6. Zoek (lokale) pers op
Zeker lokale pers is vaak op zoek naar leuke, bijzondere of inspirerende verhalen. Licht hen in over je project. En vertel niet alleen dat je aan het crowdfunden bent, maar vertel hen vooral over je project en ideeën. Maak men enthousiast!

7. Zorg voor een goed ‘startbedrag’
Zorg ervoor dat er een groep is van 10-50 mensen die je project sowieso steunen. Vraag hen te doneren het moment dat je project online gaat. Dit is een goed voorbeeld voor twijfelende donateurs en versterkt je geloofwaardigheid.

8. Een exclusieve reward
Je reward (bedankje voor het crowdfunden) is belangrijk. Verzin iets origineels, bijzonders en vooral iets exclusiefs. Blijf wel in de gaten houden dat de kosten van de reward (en de tijd die je erin steekt) in verhouding staan tot de donatie.

9. Maximaal 2000 euro uit persoonlijke kring
Houd er rekening mee dat je gemiddeld maximaal 2000 euro ophaalt uit persoonlijke kring. Je moet dus echt de boer op met je project.

10. Content!
Zorg voor interessante content in het Social Media gedeelte van je campagne. Maak iets dat mensen leuk vinden om te delen (een bijzonder filmpje, grappige foto of goede quote).

11. Wekelijks contact
Blijf contact houden met je (potentiële) donateurs. Geef een wekelijkse update over de stand van zaken. Stuur ze eventueel een Tikkie als ze dat makkelijk vinden (wel eerst vragen!) En zorg voor een dialoog. Bedank en stel en beantwoord vragen.

12. Benader mensen individueel
Blijf niet hangen op Social Media, benader mensen ook individueel. Stuur dan geen standaardbrief, maar vertel mensen waarom dit project nou juist voor hen interessant is.

13. Crowdfunding start al voor dat je project online staat
Het is lastig mensen ‘uit het niets’ om geld te moeten vragen. Zijn ze al maanden op de hoogte van je project en leven ze met je mee, dan is het een stuk makkelijker te vertellen dat je aan het crowdfunden bent en ze te vragen iets bij te dragen.

14. Gebruik mogelijkheden Social Media
Bijvoorbeeld: via het geweldige ‘@’ kan je op Twitter mensen aanspreken die je in het normale leven nooit zomaar een berichtje zou sturen. Benader je idolen en vertel ze wat je aan het doen bent. Wie weet raken ze geïnspireerd en zetten zij hun (veel grotere) netwerk in om je te helpen.

Bronnen crowdfundig tips: Cinecrowd, voordekunst, Wayv Crowdfduning, Kickstarter

Bekijk het overzicht crowdfunding websites

Nadenken over het bestuur van je culturele stichting

Je ideeën uit handen geven aan een bestuur?

Het voelt een beetje gek, maar voor een groot deel van de culturele organisaties werkt het zo: De persoon/de kunstenaar achter de ideeën, vaak ook degene met de naam op de deur, zit niet in het eigen bestuur van de stichting en heeft daarmee ook niet volledig zeggenschap over de kant die de organisatie op gaat. Waarom dat zo is, en hoe een bestuur werkt, lees je hieronder.

Subsidie kunnen aanvragen

Een goed cultureel idee begint vaak bij een kunstenaar, die heeft een droom, of een goed idee. Maar wil je als kunstenaar subsidie aanvragen voor de project(en) die voortkomen uit dat idee, dan kan je dat vaak niet zomaar doen. Bij veel aanvragen is het hebben van een stichting verplicht. Bij een stichting hoort een bestuur. En dit bestuur heeft ook echt wat te zeggen over de projecten die de stichting opzet en uitvoert.

Waarom heeft een stichting een bestuur?

Een stichting heeft een specifiek doel, dat vastgelegd is in statuten. Deze statuten worden ondertekend door de leden van het bestuur van de stichting. Het bestuur houdt in de gaten of het doel van de stichting op de juiste wijze wordt nagestreefd. Dat bestuur controleert over het algemeen onbezoldigd (= onbetaald) of de projecten die de stichting doet wel passen bij de doelstellingen. Ook houden ze in de gaten dat er goed met het geld omgegaan wordt. Omdat de bestuursleden dit onbetaald doen, hebben ze een verminderd persoonlijk belang bij het al dan niet doorgaan van bepaalde projecten. Ze kunnen zo objectiever oordelen.

Wie zit er in een bestuur?

Het bestuur bestaat in ieder geval uit een voorzitter (hij of zij leidt vergaderingen en het bestuur zelf), een penningmeester (hij of zij beheert het geld) en een secretaris (hij of zij maakt verslagen van vergaderingen). Eventueel kan je het bestuur nog aanvullen met een algemeen bestuurslid of vice-voorzitter. Kijk voor de samenstelling van je bestuur goed naar de doelen van je stichting. Het is fijn als bestuursleden bepaalde expertise in huis hebben om je te helpen met het behalen van de doelstellingen.

Wie zit er niet in het bestuur?

Jijzelf. Tenminste niet als je betaald wilt worden voor de activiteiten die je doet voor de stichting. Het is aan het bestuur te controleren dat het geld correct uitgegeven wordt, dus mogen bestuursleden niet ook werkzaam zijn voor de stichting. Jij kan wel directeur zijn van de stichting, of als freelance kunstenaar voor de stichting werken. En het bestuur kan je ook tekenbevoegd maken, zodat je zelf betalingen kunt doen.

Wat doet het bestuur?

Het bestuur komt vier keer per jaar bij elkaar, met de directeur(en)/leiders/kunstenaars/uitvoerders van de stichting. In deze vergaderingen worden de activiteiten besproken. Ook controleert het bestuur het jaarverslag en de jaarrekening. Een bestuur kan meer en minder actief zijn, afhankelijk van het soort en de hoeveelheid projecten die je doet en de aard van het bestuur zelf. Als je een Culturele ANBI (Algemeen Nut Beogende Instelling) bent zijn er meer verplichtingen aan de wijze van besturen. Zie ook de Cultural Governance Code.

Waar rekening mee houden?

Een goed bestuur kan je stichting verder helpen. Een fijn bestuur geeft je inhoudelijk of zakelijk advies, heeft handige connecties of de bestuursleden zijn enthousiaste ambassadeurs van de stichting en de projecten. Echter is het ook aan het bestuur om bij problemen in te grijpen. In extreme gevallen kan een bestuur besluiten dat ze zonder jou door willen. (Wees gerust, dat gebeurt bijna nooit.) Maar denk dus van te voren goed na of je een stichting wilt oprichten en wie er dan in dat bestuur moet zitten. Bezint, eer ge begint!

Lees hier meer over het oprichten van een stichting | en het opstellen van een missie en visie.

Oproep plaatsen in het Cultureel Avonturiers netwerk

Heel veel Cultureel Avonturiers weten ons inmiddels te vinden en maken gebruik van ons netwerk. Daar zijn we heel blij mee en we zetten dat netwerk graag in om unieke, spannende en innovatieve  culturele projecten mogelijk te maken.

Dus.

Heb je een culturele vacature? Ben je op zoek naar een freelancer voor je project? Heb je een partner nodig? Of makers voor je festival? Plaats je oproepje dan met dit formulier. Wij verspreiden de oproep via onze sociale media en besteden er aandacht aan op de website. 

We zien jouw bericht graag tegemoet!

Neem eens plaats op de stoel van de adviseur – over de zeggingskracht van je plannen

Big mistake

Je hebt een mooie droom voor een cultureel project, er zijn mensen die in jouw droom geloven en over een maandje of zes wil je met die mensen de studio of het atelier induiken om vorm te gaan geven aan die droom. Nu schrijf je een projectplan voor je fondsenwerving, zodat straks ook het geld er is om je droom te realiseren.
In dat projectplan vertel je over je achterliggende ideeën, je doet je werkwijze uit de doeken, je licht de artistieke samenwerking toe, schrijft een prachtig marketingplan en maakt een mooie planning. Een beeld van de uitkomst van je project laat je in het midden, want ja, dat merk je pas als je het gaat maken toch? Om met de woorden van Julia Roberts in Pretty Woman te spreken: Big mistake. Big. Huge!

Zeggingskracht

Natuurlijk is het lastig de beelden en flarden in je hoofd in woorden te gieten en natuurlijk blijkt vaak pas als je aan het werk bent wat werkt en wat niet. Maar neem eens plaats in de stoel van de adviseur. Hij of zij heeft alleen jouw woorden op papier om zich een beeld te vormen van wat er in jouw hoofd voor moois afspeelt. Daarmee moet deze persoon beoordelen of er een interessant resultaat uitkomt voor een publiek. En dat publiek, dat is meestal waar het om te doen is. Is dit project de moeite waard voor de doelgroep? Wat ervaart de doelgroep? Welke impact heeft het op de doelgroep? Met een mooi woord noemen we dit ook wel de zeggingskracht. Een belangrijk criterium voor toekenning van een subsidie of financiële bijdrage is of de adviseur vertrouwen heeft in de zeggingskracht van jouw project.

#hoedan

Maar ja. Hoe beschrijf je iets dat nog niet bestaat? Stap niet in de valkuil alleen het beoogde resultaat te noemen (“Met deze voorstelling ervaart men dat ouderen ook nog verlangens en dromen hebben.”), maar probeer het beeldend te maken. Neem de adviseur mee je project in. Beschrijf een scène, voeg foto’s bij van inspiratiebronnen of voorstudies, plaats linkjes naar YouTube filmpjes van eerder werk, of loop door je expositie heen vanuit het perspectief van de toeschouwer. Neem de lezer aan de hand en prikkel zijn of haar fantasie, zodat de adviseur ook met jou mee gaat dromen.

NIEUWE Routekaart begroting

We krijgen vaak vragen over hoe je een goede begroting opstelt voor een cultureel project. Veel cultureel avonturiers weten niet waar ze moeten beginnen of overzien het proces niet om tot een goede begroting te komen. Daarom komen we nu met een nieuwe routekaart naar een gedegen begroting, waarin het proces van A tot Z wordt toegelicht. De routekaart is net als de routekaart naar een goede fondsenwerving en de routekaart naar je marketingplan gratis voor onze leden.

In combinatie beschrijven de drie routekaarten het hele proces van fondsenwerving voor een cultureel project, zodat je altijd weet waar je je in je culturele avontuur bevindt en welke kant je op moet gaan om het te laten slagen.

 

Bellen of niet? Twijfels bij en tips voor het versturen van een persbericht.

Misschien toch niet zo’n goede tip voor je persbericht

Het internet staat er vol mee. Tips voor het schrijven van een goed persbericht. Onder aan het lijstje staat ook vaak ‘vergeet niet na te bellen!’ Ofwel, leg persoonlijk contact met de journalist. Het is les 1 Public Relations, maar ja. Bellen met vreemden staat meestal niet bovenaan je lijstje met ‘dingen die je leuk vindt aan je werk.’ Is dat bij jou ook zo? Dan heb ik goed nieuws. Doe namelijk maar niet, dat nabellen.

IJskoude contacten

In ieder geval niet bij wat we ‘koude contacten’ noemen en zeker niet zonder een concrete vraag of een echt fantastisch-niet-te-missen aanbod. Zomaar bellen, met enkel als doel ‘op de radar te komen’ heeft vaak niet zoveel nut. Of, afgaand op verschillende blogs van journalisten, is het zelfs hoogst irritant. Iedereen is druk, mails met persberichten komen echt wel aan en niemand wil telefonisch direct moeten verantwoorden of hij (of zij) jouw persbericht wel ontvangen heeft en, zo ja wanneer er iets gedaan mee wordt. Of, waarom niet?! In het slechtste geval zet iemand je in zijn telefoon onder ‘niet opnemen’ (true story.) Wil een journalist iets met jouw bericht doen, dan weet hij wat te doen.

Warme contacten

Natuurlijk zijn er uitzonderingen. Heeft jouw vaste recensent nog geen perskaart aangevraagd voor je nieuwe première, dan kan je heus bellen met de vraag of hij wil komen of dat dit keer een andere dag misschien beter schikt. Maar die recensent is, wat we noemen, een warm contact. Iemand die je kent. Iemand die over het algemeen blij is iets van jou te horen, zakelijk of anderszins, en graag iets doet met wat jij vraagt.

Concrete reden

Heb je een concrete vraag (anders dan ‘ga je nog eens iets doen met mijn bericht, hallo’), dan zijn mensen vaak ook niet te beroerd je te helpen. En weet je echt zeker dat de persoon op jouw belletje zit te wachten (en wees daarbij echt kritisch op de nieuwswaarde van je bericht) dan kan een keertje de telefoon oppakken zeker de moeite waard zijn. Maar ook dan loont eerst mailen vaak. Want nogmaals, die mails worden gelezen. (Of met een reden genegeerd.) Geef in je mailtje aan dat je graag nog een keertje belt, als dat schikt. En als je dan belt, dan weet de persoon aan de andere kant ook direct waar het over gaat. Dat praat toch makkelijker.

En wat doe je dan met die tijd die je over hebt? Tips!

Nu je niet meer eindeloos uit hoeft te stellen dat je nog een lijst af moet bellen en niet uren voice-mails aan het inspreken bent heb je tijd voor effectievere zaken. Zoals:

  1. Een persbericht op maat maken. Een lokale krant schrijft over andere dingen dan een landelijk tijdschrift. Vind verschillende actuele invalshoeken op jouw nieuws en pas je persbericht aan op elk medium. Dat vergroot je kansen dat je geplaatst wordt.
  2. Aan je timing werken. Een tijdschrift heeft een persbericht een maand of 3 voor jouw première nodig terwijl een dagblad na 3 maanden vergeten is dat jouw tentoonstelling dit weekend geopend wordt. Kies een aantal goede momenten waarop je je bericht én je herinnering verstuurt.
  3. Een goede perslijst opbouwen. En houdt bij wie wanneer iets plaatst of wie minder gediend is van jouw berichten. Dat helpt je de volgende keer. Hier zijn ook (online) systemen voor als AdresData van EM-Cultuur en Faselis van de MediaInfoGroep. (Met een noot van de redactie: dit is geen gesponsord bericht.)

Bekijk hier een sjabloon voor een persbericht of lees hier meer over cultuurmarketing.

 

Vrienden voor het leven – tips and tricks

ABN AMRO Uitmarkt Businessdag
Vriendenverenigingen en steunfondsen zien we vaak als chique onderdelen van grote en bekende organisaties. Toch kan een vriendenvereniging ook voor een kleinere stichting interessant zijn. Een aantal van de grootste spelers (het Rijksmuseum, EYE, het Van Gogh Museum, het Concertgebouw en de ABN AMRO) gaven een deel van hun geheimen prijs tijdens de ABN AMRO Uitmarkt Business dag van de Uitmarkt. Ik trok mijn nette kleren aan en ging erheen om voor jullie een tipje van de sluier op te lichten.

Eerst denken, dan doen
Hoewel de sprekers het op veel punten eens waren, kwamen ze er niet uit of de poule van mogelijke donateurs nou een grote of een kleine vijver is, waarin veel of weinig wordt gevist. Feit is wel dat elke euro maar 1 keer uitgegeven kan worden en er meer kapers op de kust zijn (om even in de watermetaforen te blijven). Om een succesvol vriendensysteem op te richten werd dus vooral benadrukt dat je vóóraf goede plannen maakt.

Let bijvoorbeeld op:

  1. Wat je wilt bereiken met je vriendenvereniging. Wil je je draagvlak verbreden (een groter publiek aan je binden) of wil je substantiële financiële bijdragen verzamelen? Dit zijn twee verschillende dingen die een andere aanpak vereisen.
  2. Wat het gaat kosten. In het opzetten en onderhouden van je vriendenvereniging gaat een hoop tijd en geld zitten. Levert die investering ook op wat je verwacht? Kortom: wat is je rendement?
  3. Op wie je je richt. Zoek je naar veel mensen met weinig geld of weinig mensen met veel geld? In sommige gevallen sluiten deze groepen elkaar uit, als je bijvoorbeeld kijkt naar exclusiviteit voor grote donateurs.

Tip: onderzoek eerst in je eigen netwerk op wat voor manier je je bestaande fans en vrienden aan je kunt binden en hoe je hen van dienst kunt zijn. Zij kunnen vervolgens als ware ambassadeurs weer hun eigen netwerk voor jou inzetten.

Pas op: Zoals altijd is het is het het spannendst als het mis gaat (zeker bij deze grote iconen, waar we stiekem toch een beetje jaloers op zijn). Iedereen zat op het puntje van zijn of haar stoel toen zowel het Van Gogh Museum als het Concertgebouw vertelden over ruziënde vriendenverenigingen die zich afkeerden van de organisatie zelf. De boodschap: realiseer je dat je een lange relatie aangaat met je vriendenvereniging, waar je niet zomaar meer vanaf komt. Begin niet overhaast.

Een laatste tip: Nog niet helemaal toe aan een vriendenvereniging? Volg het voorbeeld van het Van Gogh Museum en geef je vaste bezoekers de mogelijkheid een kleine donatie te maken op het moment dat ze een kaartje kopen. Wie weet groeien deze mini-donateurs straks uit tot vrienden voor het leven.