Een begroting maken voor je project

Een goede begroting maken voor je culturele project doe je zo! Nadat je ideeën helder zijn en je projectplan compleet is, is het tijd voor de volgende fase – geld. Voordat je überhaupt over fondsenwerving of crowdfunding kan nadenken moet je eerst weten hoeveel het allemaal eigenlijk kost. Kortom: tijd voor een goede begroting. Een begroting  wordt vaak geassocieerd met aktetassen en complexe grafieken, maar is helemaal niet zo ingewikkeld. Een paar belangrijke punten voor een goede begroting zijn:

1. Drie onderdelen

Een begroting maken voor een cultuur- of kunstproject bestaat uit drie onderdelen:

  1. de begroting: een tabel waarin alle kosten weergegeven worden.
  2. de toelichting op de begroting: in de begroting zelf staan alleen getallen en korte kopjes, in de toelichting verhelder je hoe je aan die getallen bent gekomen (uurtarieven, offertes etc…).
  3. dekkingsplan: in het dekkingsplan leg je uit hoe de kosten in de begroting gedekt kunnen worden (eigen inkomsten, verschillende fondsaanvragen, sponsoring etc…) Lees hier meer over het dekkingsplan.

2. Overzichtelijk

Zorg ervoor dat  je begroting overzichtelijk is. Maak goede tabellen met duidelijke kopjes. Gebruik niet alle kleuren die Excel te bieden heeft, maar laat wel bijvoorbeeld de subtotalen en totalen er duidelijk uitspringen. Daarnaast is het belangrijk een goed onderscheid te maken in de verschillende soorten kosten (prop dus niet alles in 1 tabel). Maak een onderverdeling  in bijvoorbeeld: de honoraria, de repetitiekosten, de kosten voor de marketing en communicatie en de kosten die gemaakt worden per voorstelling. Eindig met een apart overzicht, waarin alleen de subtotalen en het eindbedrag worden weergegeven.

Tip

Houd in de toelichting dezelfde volgorde aan als in de begroting. Een dekkingsplan wordt mooi overzichtelijk wanneer je bijvoorbeeld met cirkeldiagrammen een onderscheid maakt tussen de verschillende inkomsten.

3. Realistisch

Elk fonds vraagt om een realistische begroting, maar wat is dat? Opvallend genoeg maken veel beginnende aanvragers de fout te weinig te begroten. Wanneer je als choreograaf slechts 200 euro begroot voor een danser waarmee je een maand full-time werkt, suggereert dat dat je je dansers onderbetaalt (wat niet zo netjes is) én dat de artistieke kwaliteit in het gedrang komt. Tegelijkertijd ben je wel aan het werk met publieke gelden, dus overdrijf niet. Vraag rond, bekijk de CAO, informeer naar de non-profit kortingen bij bedrijven.

4. Wees flexibel

Bij het begroting maken kan je er achter komen dat bepaalde posten eigenlijk echt te duur zijn. Hou dan niet halsstarrig vast aan je projectplan, maar durf je plannen aan te passen. Bij goed cultureel ondernemerschap is er een balans tussen je inhoudelijke idee en je financiële plan. Gebruik je creativiteit om te kijken hoe die posten naar beneden kunnen of hoe ze alsnog gedekt kunnen worden (bijvoorbeeld door materieel sponsoring).

5. Leer excel kennen

Ok, in Word lukt het ook allemaal wel, maar wat is die wondere wereld van Excel toch fijn, wanneer je het begint te snappen. Verdiep je er in, voor een simpele begroting hoef je echt geen al te ingewikkelde dingen te doen. Zeker wanneer je vaak aanpassingen moet maken (wat in het begin altijd zo is) is het fijn dat Excel dan automatisch alle getallen voor je herberekent en je niet elke keer opnieuw je hele begroting hoeft uit te rekenen.

6. Wees open

Heb je het gevoel dat je (delen van) je begroting angstvallig geheim moet houden voor de betrokkenen? Dan klopt er iets niet. In een realistische begroting met een goede toelichting kan iedereen zich vinden. Wees open over je financiële situatie, zeker wanneer je mensen om steun (geld of anderszins) vraagt. En een persoonlijke noot: er is weinig geld in de culturele sector, maar doe in ieder geval je stinkende best iedereen fatsoenlijk uit te betalen, dat wil je voor jezelf uiteindelijk ook… Een begroting maken voor een groot of complex project? Bekijk hier een voorbeeld begroting of kijk hier voor alle onderwerpen over cultuur en ondernemen.